3 wybrane metody prowadzenia rozmowy dyscyplinującej

Zapewne w Twoim dotychczasowym życiorysie zdarzyła Ci się rozmowa, gdzie nie czułeś się potraktowany uczciwie. Rozmowa oceniająca to bliźniacza siostra normalnej rozmowy, gdzie jedna strona rozmawia z drugą, chcąc rozwiązać problem lub wylać kubeł szamba na głowę drugiej osoby. Niestety niejednokrotnie doświadczamy również takich rozmów. W zależności od stylu prowadzonej rozmowy, bardzo łatwo zorientować się o co chodzi. W pierwszym przypadku osoba inicjująca rozmowę chcę znaleźć rozwiązanie i wyeliminować problem, w drugim przypadku osoba rozpoczynająca rozmowę chce sobie zwyczajnie ulżyć i pofolgować…

Rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem to za każdym razem wyzwanie. Nie znam nikogo, kto podchodzi do niej z entuzjazmem.

 Specyfika rozmowy oceniającej po prostu nie sprzyja takim emocjom. Domyślamy się uczuć, które pojawiają się u pracownika, sami odczuwamy niepokój przed rozmową i zastanawiamy się nad jej konsekwencjami.

Możemy jednak zrobić wszystko, aby rozmowa korygująca stała się względnie przewidywanym ciągiem akcji i reakcji.

Jak wyglądały Twoje rozmowy z szefem?

Przypomnij sobie swoje rozmowy z szefem. Czy czułeś, że szef nie do końca jest sprawiedliwy, nie wziął pod uwagę wielu faktów, albo nie dał Ci dojść do słowa, abyś mógł odnieść się do zarzucanych Ci przewinień? Jeśli tak, to podczas rozmowy mógł zostać popełniony jeden z podstawowych błędów.

Zanim przejdziemy do konkretnych metod rozmowy oceniającej, chcemy nakreślić  kilka informacji, które są niezbędnym fundamentem do realizacji takich rozmów. Bez  tego żadna metoda nie przyniesie zamierzonych rezultatów.

Przygotowanie do Rozmowy korygującej/dyscyplinującej

Nie mam tu na myśli wyszlifowanie konkretnej metody rozmowy z pracownikiem, ale przyjrzenie się faktom związanym z przewinieniem pracownika. Idąc na rozmowę z pracownikiem, szef musi przygotować konkretne informacje.

Zadbanie o intymność rozmowy

Wszystkie rozmowy dotyczące braku wywiązywania się z obowiązków lub złego ich wykonywania powinny odbywać się w cztery oczy. Sytuacja rozmowy z szefem jest i tak wystarczająco trudna. Obie strony muszą mieć szansę skupić się na sobie i na rozwiązywaniu problemów. Nikt nie chce, aby o jego potknięciach i błędach słyszało pół firmy.

Wyciszenie emocjonalne

Żadna rozmowa dyscyplinująca nie powinna przebiegać pod wpływem silnych emocji. Musi być stanowcza, konkretna ale bez krzyków i negatywnych uniesień.

Trzy wybrane metody rozmowy dyscyplinującej: Metoda Kanapki, Zeep, FUO

Metoda zmodyfikowanej kanapki

1. Przekaż pozytywną informację dotycząca pracownika ( to co u niego cenisz, co robi dobrze, czym ewentualnie się wyróżnia)
2. Wskaż konkretne zachowanie negatywne. Wskazując problem trzymaj się faktów i przytocz konkretne dane.
3. Zapytaj o powody. To bardzo ważny podpunkt, ponieważ właśnie teraz dajesz szansę na wypowiedź.
4. Poproś o wygenerowanie pomysłu na zniwelowanie problemu. To podpunkt metody, który angażuje pracownika w możliwości rozwiązania problemu. Dzięki temu czuje się współautorem naprawy.
5. Określ swoje stanowisko co do oczekiwania zmiany.
6. Zakończ pozytywnie

Metoda ZEEP

W tej metodzie używamy w rozmowie również naszych odczuć co do całej sytuacji związanej z negatywnym zachowaniem pracownika. Metodę można stosować jeśli między szefem a pracownikiem jest bardziej osobista więź.

Technika ZEEP:

1. Wyraź asertywnie to co czujesz

2. Opisz sytuację, w której doświadczasz tych uczuć

3. Opisz skutki, jakie niesie sytuacja

4.  Wyraź swoje oczekiwania dotyczące zmiany zachowania.

Np. Denerwuję się, kiedy się spóźniasz się do pracy, Takie zachowanie dezorganizuje pracę całego zespołu. Chcę, abyś to zmienił. Moim zdaniem, aby tego nie powtarzać musisz wychodzić wcześniej z domu.

Metoda FUO

To technika dla tzw.  konkretnych twardzieli. W przypadku tej techniki od razu przechodzimy do sedna, zaczynając od konkretnych faktów związanych z przewinieniem pracownika. Następnie przekazujemy pracownikowi, jak się do tego odnosimy, jakie to ma konsekwencje. Na koniec wskazujemy pracownikowi nasze oczekiwania co do zmiany w tym temacie.

1. Fakty
2. Nasze ustosunkowanie się do tych faktów
3. Nasze oczekiwania

To bardzo dobra technika dla pracowników ceniących sobie zwięzłe, konkretne informacje. Szef znając siebie i swój personel musi dobrać najlepszą metodę do rozmowy z pracownikiem

Wybrana metoda rozmowy dyscyplinującej musi z jednej strony zapewnić największą skuteczność, z drogiej strony musi być dobrana do osobowości pracownika i szefa. Jeśli szef na co dzień jest konkretny i przekazuje wszystkie informacje w sposób esencjonalny, a podczas rozmowy zacznie sztucznie rozwijać tematy, to taka rozmowa może nie być wiarygodna i efektywna.

Jeśli jesteś kierownikiem i chciałbyś zdobyć umiejętność sprawnego prowadzenia zespołu, łącznie z prowadzeniem trudnych rozmów z pracownikami zapraszamy na szkolenie: Efektywne zarządzanie zespołem

Która metoda według Was stosowana jest najczęściej? Która ma największy potencjał?